Arsip Peninggalan Zajman Belanda

Admin
Arsip Peninggalan Zajman Belanda
Foto:Reni

PANGKALPINANG, BABEL REVIEW – Kearsipan maupun arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam  berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima olehlembaga negara,pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Seluruh Arsip itu Harus dijaga kondisinya, agar tidak rusak dimakan usia atau rayap dan kutu buku. Salah satu untuk menjaga arsip itu dengan pengelolaan berbasis digital, yang sudah dilakukan oleh beberapa kantor kearsipan di Indonesia. Begitu juga dengan Kantor Arsip Kota Pangkalpinang, kendati saat ini pengelolaannya masih dilakukan secara manual alias belum berbasis digital.

Hal itu disampaikan Yusnani, Kepala Didang Pengelolaan Kearsipan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Pangkalpinang. “Kearsipan kita memang belum digital, tetapi sudah direncanakan. Untuk anggarannya sudah kita masukan di tahun 2019, dan memang sudah ada wacana kita untuk merubah dari manual ke sistem digital.

Insya  Allah jika anggaran tersebut disetujui tahun 2019, arsip kita sudah berbasis digital,” jelas Yusnani. Jumlah arsip yang ada di Kantor Kearsipan Kota Pangkalpinang tidak bisa dihitung, karena hingga saat ini jumlahnya sudah sangat banyak. Kondisi arsip yang ada di Kantor Kearsipan Kota Pangkalpinang ini bukan merupakan arsip keseluruhan yang ada di Pemerintah Kota Pangkalpinang.

“Kita tarik arsip arsip statis yang pertama harus kita selamatkan dan memang arsip yang mempunyai nilai sejarah. Sedangkan arsip yang lain seperti arsip kantor untuk OPD (Organisasi Perangkat Daerah), yang lain kita hanya mengumpulkan di depo arsip yang berusia diatas 10 tahun. Kalau yang dibawah 10 tahun belum kita oposisikan.

Kalau yang diatas 10 tahun sudah ada beberapa OPD yang sudah kita oposisikan,” jelas Yusnani kepada BBR. Menurut Yusnani, digitalisasi kearsipan begitu bagi Pemkot Pangkalpinang, agar lebih mempermudah akses bagi pengguna arsip dan sangat menolong dalam mencari arsip yang dibutuhkan.

Untuk menjaga arsip yang begitu banyak tambah Yusnani, dibutuhkan sumber daya manusia yang memadai. Saat ini Kantor Arsip Kota Pangkalpinang masih kekurangan SDM. “Insya Allah untuk menuju ke digitalisasi kearsipan kita akan memakai SDM yang sudah ada, walaupun masih kekurangan. Mudahmudahan kita bisa,” tegas Yusnani.

Untuk melakukan digitalisasi kearsipan lanjut Yusnani, saat ini Kantor Arsip Kota Pangkalpinang belum pernah melakukan study banding ke daerah yang sudah melaksanakan digitalisasi arsip. “Belum pernah melakukan study banding, dan baru akan direncanakan di tahun 2019.

Menunggu anggaran yang sudah diajukan, yang rencananya kita akan study banding ke daerah mana saja yang sudah melaksanakan digital arsip. Karena memang di tahun 2018 ini kita terkendala oleh dana,“ ungkap Yusnani. Yusnani berharap, kedepannya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang bisa  memiliki depo arsip yang sesuai dengan standar Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

“Kondisi ruang menyimpan arsip kita belum standar meliputi ukuran tempat dan dari segi fasilitas belum ada yang sesuai standat ANRI. Karena memang kearsipan harus terjaga kondisi kelembapannya dan suhu ruangannya. Saya berharap kepada walikota Pangkalpinang terpilih, agar bisa memperhatikan kondisi Kantor Arsip Pangkalpinang saat ini, “ imbuhnya. Untuk permasalahkan ini Yusnani mengaku, sudah berkonsultasi dengan ANRI dan memang tergantung dengan keputusan dari Walikota Pangkalpinang bagaimana kedepannya. 

Sejauh ini kondisi ruang arsip Pangkalpinang memang belum bisa dikatakan sebagai depo, karena belum memenuhi standar ANRI. “Ruang penyimpanan ini kita sebut record center, di sini kita menggunakan 44 rak, dan setiap rak bisa menampung sebanyak 5 box arsip.

Untuk arsip arsip yang ada kita menjalankan pemeliharaan rutin, seperti pumigasi, penyemprotan gas beracun untuk menghilangkan hama, rayap, semut yang ada dan menempel di sekeliling bangunan“ jelas Yusnani. Penyemprotan pumigasi biasa dilakukan selama 2 tahun sekali dan bisa juga dilakukan selama 1 tahun sekali. 

Selain itu ada juga pemeliharaan rutin lainnya seperti pengecatan rak, penyemprotan, pemasangan kapur barus, agar arsip tidak terkena rayap dan kutu buku. Arsip yang tersimpan di Kantor Kearsipan Kota Pangkalpinang ini ada juga yang merupakan arsip dari zaman Belanda, yang keberadaannya harus dijaga. “ Kendala yang masih kita hadapi selama ini, kondisi gedung yang belum memenuhi standar, kurangnya SDM serta minimnya dana anggaran,” tutup Yusnani. (BBR)


Penulis  : Reni
Editor   :  Sanjay
Sumber  :Babelreview